När jag satte igång med företagandet var jag från början väldigt nogrann med att systematiskt spara allt jag kunde. Anteckningar, uträkningar, brev, offerter, kontaktuppgifter, avtal, avtalsförslag, m.m. satte jag i vana att spara digitalt och fick stor nytta av det senare. En gång gick jag tillbaka 2 år i tiden för att kolla en tidigare offert från ett företag och upptäckte att dom i den nya offerten hade höjt sina priser. Med argumentet ”förra gången ville ni ju ge mig det här priset, det vill jag ha även nu” sparade jag den gången flera tusenlappar. Det är inte heller ovanligt att det dröjer flera månader mellan samtalen med en person. När sådant händer har man stor fördel av att innan andra samtalet kunna läsa i anteckningarna vad man pratade om förra gången.
De flesta gånger handlade det dock om vinster i tid. När jag hade sparat en adress, ett telefonnummer, en persons namn eller ett företagsnamn (den där leverantören jag inte använde förra gången) slapp jag lägga en massa tid på att leta upp det igen. Att spara digitalt innebär även att man lättare kan hitta saker (med Sök-funktioner), man kan ta backupp på allt samt bära med sig hela informationssamlingen överallt.
Vanan innebär inget extra jobb. Ställ in mailklienten att spara alla e-brev. Tryck ctrl-s innan du stänger programmet du sitter i, be dina leverantörer att maila pdf-versioner av fakturor och offerter och spara allt i mappar du ger tydliga namn. Gör detta systematiskt. Sakta men säkert kommer din informationssamling växa och bli mer och mer användbar.
Helt rätt, man ska spara, dokumentera och ta fram vid väl valt tillfälle. Man själv tjänar ju på det i slutändan.
Har läst igenom alla dina bloggposter, du skriver grymt bra med fokus på sådant som är intressant för företagare/entreprenörer. Tumme upp!